CEGO-HANKKEESSA KERÄTTÄVIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään Laurean tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeessa CEGO – Circular Economy Goes East and West.
Hankkeen rekisterinpitäjä
Laurea-ammattikorkeakoulu
Ratatie 22
01300 Vantaa
Hankkeen vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:
Henkilö, jolle voi esittää henkilötietojen käsittelyä koskevia kysymyksiä on hankkeen projektipäällikkö Kati Tawast, sähköposti etunimi.sukunimi@laurea.fi.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle: Marjo Valjakka etunimi.sukunimi@laurea.fi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tutkimuksen suorittajat:
CEGO – Circular Economy Goes East and West -hankkeessa tuetaan pk-yrityksiä kiertotalouden tarjoamia mahdollisuuksia hyödyntävän liiketoiminnan kehittämisessä ja Uudenmaan kiertotalousekosysteemiin liittymisessä.
Hankkeen puitteissa järjestetään tapahtumia, koulutuksia, verkostoitumistilaisuuksia ja tarjotaan yrityskohtaista liiketoiminnan kehittämisen sparrausta, joista viestimistä varten kerätään henkilötietoja henkilön suostumuksen perusteella.
Lisäksi hankkeen toimenpiteiden tueksi tehdään myös kyselytutkimusta, jota varten henkilötietoja kerätään avoimista, internetissä löytyvistä lähteistä. Henkilötietoja käsittelee hankkeen projektiryhmä, joka koostuu noin 10 henkilöstä, Laurean, Novagon, Posintran ja Keuken työntekijöistä.
Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet:
Henkilötietoja käsitellään seuraavalla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisilla perusteilla
- Tutkittavan suostumus
- Yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, henkilötietoja antaneella on oikeus peruuttaa niiden käsittelyä mahdollistanut suostumus.
Hankkeessa kerättävät henkilötiedot:
Henkilötietojen käsittely koskee seuraavia rekisteröityjen ryhmiä ja henkilötietoryhmiä. Kunkin rekisteröidyn osalta käsitellään vain tarpeelliset henkilötiedot.
Rekisteröityjen ryhmät
– Henkilöt, jotka kutsutaan osallistumaan ja/tai osallistuvat hankkeen toimenpiteisiin
– Henkilöt, jotka antavat asiantuntijatukea hankkeen toteuttamiseksi
– Henkilöt, jotka edustavat hankkeen yhteistyökumppaneita, verkosto- ja viestintäkumppaneita
Henkilötietojen ryhmät
– Henkilön perus- ja yhteystiedot, kuten nimi, tehtävä organisaatiossa, organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
– Kartoituksilla ja haastatteluilla kerättävät tiedot, kuten organisaation kokoluokka, toimiala, kiinnostus hanketta kohtaan, hankeideat ja hankeyhteistyömahdollisuudet hanketoteuttajien kanssa.
– Osallistumistiedot tapahtumiin, webinaareihin tai työpajoihin.
Hankkeessa ei kerätä eikä käsitellä erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja.
Kerättävien henkilötietojen tietolähteet:
Henkilötietoja kerätään suostumukseen perustuen henkilöltä itseltään yhteydenpitovälineillä (esim. nimi, organisaatio, tehtävänimike, sähköposti ja puhelinnumero), haastatteluin ja kyselylomakkein.
Henkilötietoja voidaan kerätä hankkeen kyselytutkimustarkoitusten tueksi myös avoimesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten internetin kautta tai hankkeen rahoittajan (EAKR/Uudenmaan liitto) tai yhteistyötahojen, verkosto- ja viestintäkumppaneiden välityksellä.
Henkilötietojen luovutukset hankeryhmän ulkopuolelle:
Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa hankkeen yhteistyökumppaneille (kuten tapahtumien järjestäjille tai kouluttajille) tai muille henkilötietojen käsittelijöille, jotka osallistuvat hankkeen toimenpiteiden toteuttamiseen. Muilta osin henkilötietoja ei luovuteta hankkeen projektiryhmän ulkopuolelle.
Tietojen siirtäminen EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle:
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Hankkeen kesto ja henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen:
Hankkeen kesto on 1.6.2021-31.8.2023. Hankkeen aikana henkilötietoja säilytetään hankkeen projektiryhmän käytössä olevassa, mutta muilta suljetussa Laurean Teams-työtilassa.
Tutkimuksen jälkeen:
- Tutkimusrekisteri hävitetään
Henkilötietojen suojauksen periaatteet:
Rekisterin hallinnassa noudatetaan Laurea-ammattikorkeakoulun tietoturva- ja tietosuojaohjeita.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tilassa ja sinne on pääsy vain asianosaisilla.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan
- Käyttäjätunnuksin
- Salasanoin
Tunnistetietojen käsittely
- Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan seuraavasti:
- Suostumuksen peruminen ja suostumukseen perustuvien tietojen poistaminen
- Tietojen tarkastusoikeus ja niiden korjaaminen
- Tietojen käsittelyn rajoittaminen
- Suostumukseen perustuvien tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen
- Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen
Mikäli oikeudet estävät tieteellisen tutkimustarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti, saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa näistä oikeuksista poiketa tietosuoja-asetuksessa ja tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
Yhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava.
Laurea-ammattikorkeakoulun tietosuojavastaavana toimii Marjo Valjakka, etunimi.sukunimi@laurea.fi
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.